MEMBANGUN TERTIB ARSIP DI DEPARTEMEN MANAJEMEN

0
124

  MEMBANGUN TERTIB ARSIP DI DEPARTEMEN MANAJEMEN

Menjelang akhir tahun 2018 ini, Departemen Manajemen FEM IPB mempunyai intensitas serangkaian kegiatan yang padat antara lain adalah persiapan re-akreditasi Program Studi Ilmu Manajemen (PSIM), dan persiapan audit surveillance ISO 9001:2015. Kegiatan re-akreditasi dan audit ISO 9001:2015 ini sangat erat kaitannya dengan arsip untuk keperluan mengisi borang re-akreditasi dan kelengkapan dokumen ISO 9001:2015, mulai dari arsip kegiatan akademik, keuangan, sarana dan prasarana, penelitian, kerjasama dan SK pendirian program studi. Menjadi terasa sangat pentingnya arsip dan manfaatnya saat semua arsip yang diperlukan tersedia pada waktu pengisian borang re-akreditasi dan melengkapi dokumen audit ISO 9001:2015 ini. Arsip tidak boleh dianggap remeh karena ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan adalah sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.

Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan). Dalam Undang-Undang tersebut dijabarkan oleh Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Kearsipan yang mengatur dan mewajibkan setiap lembaga negara, pemerintah daerah, BUMN/BUMD, dan perguruan tinggi negeri untuk mengelola arsipnya dari sejak penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, hingga penyusutan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.

Departemen Manajemen FEM IPB sebagai salah satu unit kerja di IPB yang berdiri pada tahun 2001 berdasarkan Keputusan Rektor IPB nomor 084/K13.12.I/OT/2001, sejak awal berdirinya sampai saat ini, dalam melaksanakan kegiatan Tri Dharma perguruan tinggi, telah banyak menciptakan arsip dalam berbagai bentuk dan media. Arsip, dalam semua format dan media, merupakan memori kelembagaan dari perguruan tinggi dan mempunyai peranan penting sebagai sumber daya informasi institusi.

Pada tahun 2017 Fakultas Ekonomi dan Manajemen IPB beserta dua departemen dibawah naungan FEM IPB yaitu Departemen Manajemen dan Departemen Ekonomi Sumberdaya dan Lingkungan pindah dan menempati gedung baru. Sebelumnya FEM IPB belum memiliki gedung sendiri seperti fakultas lainnya yang sudah memiliki gedung. Kepindahan Departemen Manajemen FEM IPB ke gedung baru bukan hanya memindahkan barang/aset saja tetapi juga memindahkan seluruh arsip hasil kegiatan Departemen Manajemen FEM IPB sejak mulai berdiri.  Kondisi arsip saat itu tidak tertata dan hanya ditempatkan dalam kardus-kardus besar dalam jumlah tumpukan yang banyak. Selain kardus, arsip lainnya berupa skripsi diikat tali rafia dan diletakkan bertumpuk dalam satu ruangan yang bercampur dengan barang-barang rusak yang akan dihapuskan. Bagaimana jika dalam tumpukan kardus itu ada arsip penting yang sangat segera dibutuhkan? Bagaimana cara mendapatkan informasi penting yang terdapat dalam arsip itu dengan cepat? Ibarat seperti mencari jarum dalam tumpukan jerami.

Pentingnya kesadaran akan pengelolaan arsip terasa diperlukan. Menyelamatkan arsip Departemen Manajemen adalah sangat penting dan harus segera dilakukan. Departemen Manajemen bekerja sama dengan Unit Arsip IPB melakukan pembenahan arsip pada Maret – Juni 2017. Pembenahan arsip ini dapat terlaksana dengan baik karena dukungan Pimpinan Departemen Manajemen dan Arsiparis/Pengelola Arsip Departemen Manajemen yang secara sinergis bergerak untuk suksesnya tertib arsip. Pimpinan Departemen Manajemen mendukung dalam menyediakan sarana dan prasarana untuk penyimpanan dan pemeliharaan arsip inaktif (ruang penyimpanan dan peralatan seperti rak arsip, boks arsip, AC, out indicator dan atk lainnya yang dibutuhkan), menyediakan sarana dan prasarana untuk penyimpanan arsip aktif (pengaturan central file di ruang kerja dengan dilengkapi komputer/laptop, scanner, filling cabinet, folder, guide, map gantung, dan out indicator), dukungan pendanaan untuk kegiatan tertib arsip dan peningkatan kompetensi sumber daya manusia pengelola arsip melalui diklat baik di dalam IPB maupun di luar IPB.

Arsip kacau dalam ruangan mulai diolah, dipilah, diklasifikasikan, diberkaskan, dibuat daftar arsip, dibuat database, ditata dalam boks arsip, dibuat label pada boks arsip dan siap untuk disimpan dan ditata di rak yang sudah tersedia. Sebagian besar dari arsip Departemen Manajemen yang telah diolah adalah arsip inaktif, sedangkan yang lainnya adalah non arsip yang langsung dimusnahkan melalui pencacahan, arsip vital dan arsip yang diusulkan musnah. Arsip aktif sudah tidak lagi diarsipkan berdasarkan surat masuk dan surat keluar. Penataan arsip aktif dilakukan dengan pemberkasan berdasarkan klasifikasi arsip IPB yang berlaku. Pemberkasan dengan benar adalah suatu hal yang penting untuk memudahkan penggunaan hingga penyusutan arsip.

Hasil dari pembenahan arsip Departemen Manajemen FEM IPB bekerja sama dengan Unit Arsip IPB adalah tertatanya fisik arsip di ruang arsip dan informasi arsip melalui daftar arsip. Selesainya pembenahan arsip Departemen Manajemen dibarengi dengan adanya pengawasan kearsipan ke IPB dari ANRI. Departemen Manajemen menjadi salah satu unit kerja yang menjadi uji petik pengelolaan arsipnya dan memberikan kontribusi kepada IPB sehingga IPB mendapatkan juara 3 Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri terbaik untuk pengelolaan arsipnya pada tahun 2017. Departemen Manajemen memperoleh penghargaan dari Unit Arsip atas peran sertanya.

Bagaimana agar tertib arsip ini berkelanjutan dan terus berjalan baik? Tercapai atau tidaknya tertib arsip di Departemen Manajemen adalah dukungan dan peran serta pimpinan sebagai pejabat struktural di bidang kearsipan dengan kebijakan program kearsipan yang mendukung tertib arsip dan arsiparis/pengelola arsip yang terus menerus di asah kompetensinya agar dapat mengimplementasikan kebijakan pimpinan.

Departemen Manajemen telah memiliki SDM kearsipan yang telah dilantik Rektor IPB sebagai fungsional arsiparis yang salah satu tugasnya adalah melakukan pembinaan kearsipan. Karena itu salah satu upaya agar tertib arsip ini terus dilaksanakan di Departemen Manajemen adalah melalui program bimbingan dan konsultasi kearsipan oleh Arsiparis Departemen Manajemen kepada Pengelola Arsip Departemen Manajemen. Kegiatan Bimbingan dan konsultasi kearsipan oleh Arsiparis Departemen Manajemen kepada SDM pengelola arsip telah dilaksanakan pada tahun 2018 ini dengan topik kearsipan seperti pengurusan surat, klasifikasi arsip dan tata naskah dinas. Bimkos bukan hanya presentasi/diskusi di ruangan, tetapi juga pada saat melaksanakan pekerjaan rutin kantor, jika ditemukan permasalahan kearsipan departemen, maka dilakukan diskusi dan pemecahan masalah sesuai kaidah kearsipan. Arsiparis Departemen Manajemen memiliki peran yang strategis untuk mewujudkan tertib arsip melalui kompetensi kearsipan yang dimilikinya dan dapat mempengaruhi SDM lainnya untuk mengajak mengelola arsip unit kerja dengan tertib. (farhah faridah/arsiparis madya)

Bimbingan dan Konsultasi Kearsipan Departemen Manajemen FEM oleh Arsiparis Dept. Manajemen